SGC · Auditorías
Revisión de procedimientos y documentos SGC
Un SGC vive en sus documentos: procedimientos, instructivos, formularios, registros. Si los documentos están desactualizados o no se aplican, el SGC se vuelve papel inútil. Este formulario sistematiza la revisión periódica del control documental con foco en vigencia, aprobación y aplicación real.
¿Qué problema resuelve este formulario?
- ✗ Procedimientos vigentes en papel pero la operación hace algo distinto sin actualizar el documento.
- ✗ Versiones desactualizadas en uso porque no se controló la distribución del nuevo documento.
- ✗ Aprobaciones sin firma o con firma de alguien que ya no está — control documental débil.
- ✗ Documentos obsoletos circulando que generan confusión y auditorías con hallazgos.
Campos típicos
Qué se captura en este formulario
Estructura estándar — adaptable a tu proceso sin programar.
Alcance de la revisión
- › Procesos o áreas auditadas
- › Tipo de documentos (procedimientos, instructivos, formularios, planos)
- › Auditor
- › Fecha de la revisión
Control de vigencia
- › Documento revisado (código, versión, fecha)
- › Vigencia (vigente, en revisión, obsoleto)
- › Frecuencia de revisión definida
- › Última revisión y próxima
- › Firma de aprobación vigente
Aplicación en terreno
- › Operadores que ejecutan el proceso conocen el procedimiento
- › Práctica observada vs procedimiento (gap)
- › Documento accesible donde se necesita (físico o digital)
- › Capacitación documentada sobre el procedimiento
Hallazgos y cierre
- › Listado de hallazgos
- › Acciones (actualizar documento, capacitar, ajustar práctica)
- › Responsable y plazo
- › Próxima revisión documental
- › Firma del auditor
Quién lo usa
Encargado de SGC
Audita el control documental periódicamente.
Responsable de proceso
Mantiene actualizado y aplicado el procedimiento de su área.
Auditor externo
Verifica control documental como parte de auditoría ISO.
Industrias donde aplica
Normativa Chile
Normativa y referencias
ISO 9001:2015 (cláusula 7.5 - Información documentada)
Establece los requisitos para crear, actualizar y controlar la información documentada del SGC.
Integraciones
Conectalo con tus sistemas existentes. Sin programar.
Para qué sirve este formulario
Un sistema de gestión vive en sus documentos aplicados — no en los archivados. Procedimientos desactualizados, instructivos obsoletos, planos sin firma vigente: todos son fuentes de hallazgos en auditoría y de problemas operacionales reales.
Este formulario sistematiza la revisión periódica del control documental con foco en tres ejes: vigencia (¿el documento está actualizado?), aprobación (¿está formalmente aprobado por quien corresponde?) y aplicación (¿la operación sigue lo que dice el documento?). Cada hallazgo genera acción concreta para alinear papel y realidad.
El gap entre papel y práctica
El hallazgo más frecuente en auditorías es el gap entre procedimiento documentado y práctica observada. Una de dos: la práctica evolucionó y el documento no se actualizó, o el documento se redactó sin entender bien la operación. Ambos casos requieren acción — pero la conversación debe ser técnica, no punitiva. Este formulario aporta lenguaje objetivo para esa conversación.
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